Continuando con nuestra aportación sobre los criterios que consideramos fundamentales, desde un punto de vista sencillo y práctico, para la implantación de una sistemática Lean en nuestras organizaciones, en esta ocasión, os vamos a proponer “una nueva herramienta Lean” (no está definida como tal, pero deriva de una muy conocida por todos como es el Brainstorming – Lluvia de ideas). Dicha herramienta se podría presentar como un Concurso de Ideas de Mejora orientado a todo nuestro organigrama funcional de la empresa y/o área.
Efectivamente se trata de una técnica para fomentar la creatividad e implicar a todo nuestro personal en lo que respecta a la implantación o afianzamiento del Lean Management, y de una forma más concreta, al establecimiento de una sistemática de Mejora Continua en nuestra organización. En consecuencia, se trata de aplicar la creatividad de nuestros empleados a la Mejora Continua de nuestra empresa.
Su objetivo es recoger un conjunto de ideas enfocadas a la mejora de nuestros productos, procesos y procedimientos de trabajo (por nuestra experiencia, la mayor parte de las mismas suelen ser ideas muy valiosas) entre las que poder escoger para llevarlas a cabo y obtener con ello, entre otras cosas, un producto de más valor para el cliente, la eliminación de ciertos desperdicios asumidos como actividades sin valor e imposibles de eliminar, además de una mayor rentabilidad en los procesos productivos y una optimización y disminución en las incidencias de nuestros procedimientos diarios de trabajo, tanto a nivel interno como con clientes y proveedores.
Es una herramienta muy sencilla de organizar y de poner en marcha, pero a la vez tremendamente eficaz para nuestros resultados como empresa. Supone el motivar para hacer reflexionar a todo el equipo de nuestro departamento, área o empresa, y de una manera siempre orientada al logro, poder conocer sus opiniones sobre los aspectos de mejora relacionados de forma directa o indirecta con sus puestos de trabajo, aspectos que conocen perfectamente y que muchas veces nos cuesta conocer como directivos, por no valorar el talento de las personas que tenemos en nuestra organización, ni motivar e incentivar la aportación de ideas útiles para el mejor funcionamiento en todos los niveles y áreas de trabajo de la empresa. Además, podríamos decir que es una herramienta no invasiva, ya que permite crear un ambiente propicio para que el trabajador pueda pensar su aportación con tiempo y sin que le afecte la presión de un determinado momento, ya que no estamos preguntando para esperar una solución inmediata o ni siquiera de su ámbito de trabajo, hecho que muchas veces justifica el que el trabajador prefiera no dar su opinión.
Por exponer un caso práctico y un ejemplo real de aplicación de esta herramienta, hace unos años, trabajando en una multinacional de alta tecnología del sector metal-mecánico, decidí proponer a toda el Área de Operaciones de la misma (Departamentos de Oficina Técnica, Compras y Almacén, Producción, Montaje, Programación y Servicio Post-venta) un concurso de ideas, con unas bases muy sencillas y que a continuación detallo (seguro que alguna podría mejorarse y adaptarse al organigrama funcional y filosofía de cada una de vuestras empresas), pero para este caso en concreto, dichas bases eran:
- Cada trabajador puede aportar un número ilimitado de ideas de mejora.
- Cada idea tendrá que ser presentada rellenando una solicitud destinada para ello, donde figura el departamento y la sección de trabajo donde se debería implantar la mejora, el desarrollo en detalle de la idea, los medios humanos y técnicos aproximados necesarios para llevarla a cabo y una pequeña estimación del coste de dichos medios. Todo lo anterior obliga a que el concursante piense y tenga un poquito de conocimiento previo sobre la viabilidad de lo que está proponiendo.
- Cada solicitud, para ser incluida en el concurso, deberá ir firmada con el nombre del concursante. No obstante, también se pueden presentar ideas de mejora sin ir firmadas por el concursante, por lo que estas últimas no entrarán en concurso (de esta manera también se recogen las sugerencias confidenciales que nos quieran hacer llegar los trabajadores a los directivos).
- El plazo de entrega de las solicitudes se cierra un mes después de explicar las bases del concurso ante todo el equipo y de resolver todas las dudas que puedan surgir tras su exposición (es muy importante explicar perfectamente todas las bases y lo que se quiere conseguir con este concurso).
- El criterio de evaluación. Las ideas de mejora presentadas, serán valoradas atendiendo a los siguientes criterios:
- Beneficio (coste del desperdicio eliminado) de la idea propuesta,
- La mayor o menor posibilidad de llevarla a cabo,
- El plazo del retorno de la inversión,
- El número de medios a los que afecta de forma positiva, y
- La originalidad de la idea de mejora.
- El Comité de evaluación del concurso estará formado por el Director-Gerente y por el Director de Operaciones.
- El plazo de publicación de los resultados del concurso será de un mes a partir del cierre del plazo de admisión de solicitudes.
- Los premios serán:
- Primer Premio: Un incentivo de 300 euros brutos en la siguiente nómina. Si se quiere evitar un premio en metálico, se puede proponer también un fin de semana para el ganador y su pareja con todos los gastos pagados o algún otro premio bastante motivador.
- Segundo Premio: 3 días de vacaciones adicionales a los que le corresponden por convenio.
- Tercer Premio: 1 día de vacaciones adicional al que le corresponde por convenio.
En este ejemplo propuesto, el concurso resultó ser un gran éxito para todo el equipo, ya que se presentaron unos 40 concursantes (un 88% del total del personal de Operaciones) y se obtuvieron un total de 44 ideas, de las cuales 40 tenían toda la posibilidad de obtener grandes beneficios para nuestra empresa tras su implantación.
En definitiva, sirva este ejemplo, y sobre todo la idea que tratamos de trasladar, como argumento motivador para que llevéis a cabo esta acción de mejora derivada del Brainstorming en vuestras empresas. Los resultados siempre serán positivos y mediante la realización de la misma, toda la organización entenderá y se implicará, de una manera muy sencilla y práctica, en lo relativo a la Mejora Continua de nuestras compañías.
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