A menudo, en nuestras implantaciones de Proyectos de Transformación y Mejora Continua en las empresas cliente, cuando en la FASE I: ANÁLISIS DE LA REALIDAD de cada uno de los mismos comentamos con los diferentes trabajadores sus ideas, aportaciones e implicación propia para la Mejora de sus empresas, casi siempre nos encontramos con tres frases prácticamente universales: «A mi nadie me ha preguntado nunca» y/o «Ya lo propuse, pero nadie me ha hecho caso» y/o «Cuando llegué se hacía así y así lo sigo haciendo».
Pues bien, para combatir esas frases universales y sobre todo para cambiar la actitud de las empresas frente a la Mejora Continua, el Concurso de Ideas es una herramienta muy útil para fomentar la creatividad e implicar a todo nuestro personal de una forma directa en lo que respecta a la implantación y/o afianzamiento del Lean Management, y de una forma más concreta, al establecimiento de una sistemática de Mejora Continua en nuestra organización.
Su objetivo es recoger del principal foco de conocimiento de cada organización (nuestros propios trabajadores), un conjunto de ideas orientadas a la mejora de nuestros productos, procesos y procedimientos de trabajo (por nuestra experiencia, la mayor parte de las mismas suelen ser ideas muy valiosas) entre las que poder escoger para llevarlas a cabo y obtener con ello, entre otros aspectos positivos, un producto o servicio de más valor para el cliente, la eliminación de ciertos desperdicios asumidos como actividades sin valor e imposibles de eliminar inicialmente, además de una mayor rentabilidad en los procesos productivos y una disminución importante en las Incidencias de nuestros procedimientos diarios de trabajo, tanto a nivel interno como con clientes y proveedores.
Es una herramienta muy sencilla de organizar y de poner en marcha, pero a la vez tremendamente eficaz para nuestros resultados como empresa. Supone el MOTIVAR para hacer reflexionar a todo el equipo de nuestro departamento, área o empresa, y de una manera siempre orientada al logro, poder conocer sus OPINIONES sobre los aspectos de mejora relacionados de forma directa o indirecta con sus puestos de trabajo, aspectos que conocen perfectamente y que muchas veces nos cuesta conocer como directivos, por no valorar al 100% el talento de las personas que tenemos en nuestra organización, ni motivar e incentivar totalmente la aportación de ideas útiles para el mejor funcionamiento en todos los niveles y áreas de trabajo de la empresa. Además, podríamos decir que es una herramienta no invasiva, ya que permite crear un ambiente propicio para que el trabajador pueda pensar su aportación con tiempo y sin que le afecte la presión de un determinado momento, ya que no estamos preguntando para esperar una solución inmediata o ni siquiera de su ámbito de trabajo, hecho que muchas veces justifica el que el trabajador prefiera no dar su opinión.
Por exponer un caso práctico y un ejemplo real de aplicación de esta herramienta, hace bastantes años, uno de nuestros Interim Manager, trabajando como Gerente Profesional en una multinacional de alta tecnología del sector metal-mecánico, decidió con el resto del Comité de Dirección proponer a toda la empresa un concurso de ideas, con unas bases muy sencillas y que a continuación os detallamos (seguro que alguna podría mejorarse y adaptarse al organigrama funcional y filosofía de cada una de vuestras empresas):
- «Cada trabajador puede aportar un número ilimitado de Ideas de Mejora. Quedan excluidos del Concurso los miembros que forman parte del Comité de evaluación».
- «Cada Idea tendrá que ser presentada rellenando una solicitud destinada para ello, donde figura el departamento y la sección de trabajo donde se debería implantar la mejora, el desarrollo en detalle de la Idea de Mejora, los medios humanos y técnicos aproximados necesarios para llevarla a cabo y una pequeña estimación del coste de dichos medios». (Todo lo anterior obligaba a que el trabajador pensara y tuviera un poquito de conocimiento previo sobre la viabilidad o no de lo que estaba proponiendo).
- «Cada solicitud, para ser incluida en el concurso, deberá ir firmada con el nombre del concursante. No obstante, también se pueden presentar Ideas de Mejora sin ir firmadas, por lo que estas últimas no entrarán en concurso» (de esta manera también se recogerían las sugerencias confidenciales que quisieran hacer llegar los trabajadores a los directivos).
- «El plazo de entrega de las solicitudes se cierra tres semanas después de explicar las bases del concurso ante todo el equipo y de resolver todas las dudas que puedan surgir tras su exposición» (era clave el explicar perfectamente todas las bases y lo que se quería conseguir con este concurso).
- «El criterio de evaluación. De todas las Ideas de Mejora presentadas, serán seleccionadas las 3 más valoradas atendiendo a los siguientes criterios:
- Beneficio (coste del desperdicio eliminado) de la Idea propuesta (1 a 5 puntos).
- La mayor o menor posibilidad/viabilidad de llevarla a cabo (1 a 5 puntos). .
- El plazo de puesta en marcha y del retorno de la inversión (1 a 5 puntos).
- El número de medios a los que afecta de forma positiva (1 a 5 puntos).
- La originalidad de la Idea de Mejora (1 a 5 puntos)».
- «El Comité de evaluación del concurso estará formado por el Comité de Dirección, es decir, por el Gerente y por los 4 Directores de Área» (se recomienda no hacer visible el nombre de los candidatos a la hora de la evaluación para garantizar aun más la objetividad del Comité de Evaluación. Solo el Gerente conocía los nombres).
- «El plazo de publicación de los resultados del concurso será de un mes a partir del cierre del plazo de admisión de solicitudes».
- «Los premios serán:
- Primer Premio: Un incentivo de 300 euros brutos en la siguiente nómina como incentivo de productividad. (Si se quiere evitar un premio en metálico, se puede proponer también un viaje de fin de semana para el ganador y su pareja con todos los gastos pagados o algún otro premio bastante motivador).
- Segundo Premio: 2 días de vacaciones adicionales para el trabajador a los que le corresponden por Convenio.
- Tercer Premio: 1 día de vacaciones adicional para el trabajador al que le corresponde por Convenio».
Pues bien, el concurso resultó ser un gran éxito para toda la organización, ya que, en primer lugar, se llegó a comprender por parte de todos la importancia de la Mejora Continua para la empresa en cuestión y, en segundo lugar, se presentaron unos 40 concursantes (un 88% del total del personal exceptuando el Comité de Dirección) y se obtuvieron un total de 44 Ideas de Mejora, de las cuales 40 tenían toda la posibilidad de obtener grandes beneficios para nuestra empresa tras su implantación.
En definitiva, sirva este ejemplo, y sobre todo la idea que tratamos de trasladar, como argumento motivador para que llevéis a cabo esta medida de búsqueda de la Mejora Continua en vuestras empresas, aunque sea con esta sencilla herramientas que os presentamos en esta ocasión. Los resultados siempre serán positivos y mediante la implantación de la misma con una periodicidad de una vez al año, toda la organización entenderá y se implicará en ella, de una manera muy práctica, incentivada y con un gran retorno.
Animo y a por ello. Quedamos a vuestra disposición para más información sobre Transformación real y Mejora Continua en vuestras organizaciones. Gracias.
Equipo de Interim Managers de SISTEMIC.
