Estandarizar significa realizar una determinada operación siempre de la misma manera y en el mismo tiempo, bajo unas pautas establecidas, de modo que se obtiene resultados repetitivos.
El objetivo de la estandarización es la reducción de las variaciones en un proceso.
Es importante indicar que, de una forma generalizada, sólo podremos estandarizar las operaciones una vez que se reúnan las siguientes condiciones previas:
• Debemos empezar por detectar, analizar y minimizar todos los “Desperdicios Lean” asociados a las operaciones a estandarizar.
• Además, tenemos que asegurarnos que las condiciones de trabajo para dichas operaciones sean las óptimas (condiciones de máxima seguridad y eficiencia).
• También debemos preocuparnos de que cada empleado que forme parte de las operaciones a estandarizar esté debidamente formado, entrenado e implicado en su puesto de trabajo y que conozca las especificaciones y resultados esperados de la tarea que tiene que realizar.
Cuando se reúnen dichas condiciones, se puede conseguir la estandarización de las operaciones haciendo que cada operario escriba detalladamente los pasos que sigue en cada operación de su proceso para conseguir su objetivo (Hoja de Descripción de Tareas por cada Operación).
Una vez que tengamos cada una de esas Hojas y estén correctamente ubicadas sobre cada puesto de trabajo, debemos asegurarnos que cada empleado siga fielmente, cada vez que realiza una operación, lo que él mismo escribió. Esta hoja debe ser un documento vivo, es decir, se debe actualizar y mejorar continuamente con la ayuda de todo el equipo implicado.
Además, todas las descripciones contenidas en las Hojas de Tareas deben estar escritas de forma que cualquier operario que las lea, sea capaz de realizar las operaciones que describen correctamente. Con este mismo fin, también se suelen emplear Videos Tutoriales para definir con más detalle dicha descripción de tareas. Con todo ello, conseguimos una integración más efectiva para el nuevo personal que se incorpore a un puesto determinado, así como una mayor flexibilidad e intercambiabilidad de todo nuestro personal con los diferentes puestos de trabajo con cierto grado de compatibilidad.
Una operación sólo puede mejorarse cuando puede medirse, y sólo puede medirse cuando está estandarizada. Por lo tanto, la estandarización es el primer paso hacia la mejora continua.
Beneficios de la estandarización:
• Mejora la seguridad del operario y la eficiencia en el trabajo, estudiando con detalle los movimientos humanos.
• Asegura la calidad de los productos.
• Ayuda a tener un mismo criterio entre turnos y compartir las mejoras en otras áreas.
• Provee al operario la oportunidad de definir y mejorar su trabajo.
• Es la base para el entrenamiento.
• Controla la variabilidad.
• Asegura compartir las mejoras en otras áreas.
Desde SISTEMIC os animamos a que hagáis un análisis y estandarización de todos los Procesos y Procedimientos de las diferentes Áreas de vuestra organización (Comercial, Financiero y Operaciones), de tal manera que os resulte mucho más sencillo profundizar más en el camino de la Mejora Continua y del Lean Management.